财务报销真是个技术活

单位的财务制度真是严丝合缝,容不得半点马虎,这两天我是深有体会呀。

其实是挺简单的一件事:单位领导和驾驶员去省城出差,让我走个内控系统,报个出差,回来后报个销。

申请出差还算简单,登录单位局域网,打开内控系统,在申请出差中填写出差的时间、地点、人员,其中有个项叫“出差类型”,我选择了“会议”,事后报销时,发现我还是选错了。

出差回来后,驾驶员拿了张住宿的发票给我,同时还附上了公务卡的消费小票,报销时,要把发票和小票都上传到内控才行。我请同事帮忙,先用高拍仪把这两张纸质的材料拍摄成图片,以备后用。

报销时,我还是遇到了多个问题,差点报不了。

一是找不到报销的入口。在导航菜单里找了一大圈,没发现出差报销的选项。请教了同事,原来还是点击“出差申请”,会在主页上列出历次出差申请的历史记录,在省城出差的这个记录后面,有个“报销”的链接,点击后进入报销界面。

二是找不到上传附件的入口。在报销页面,有个专门上传发票的选项栏,上传发票后,系统还能识别真伪。但这张消费小票怎么上传呢,页面上有附件栏,但没有上传按钮。请教了财务的出纳,原来上部还有个选项,打开了就会出现上传附件的按钮。

三是住宿费怎么添加。住宿费是驾驶员用公务卡付的,这笔钱要加到他的出差报销中。我一开始还在行程中多加了一条记录,其实直接在驾驶员行程的“住宿费”中输入金额即可。我总以为金额是系统自动添加的,没想到是可以自己输入的。但在保存时,却提示“住宿费超出标准”,我还想着把400元分到2个人的住宿费中,但仍提示超标准。只好又打电话请教财务科长,他问我出差类型选了什么,我说是“会议”。我一看下拉菜单中还有一个选项是“会议(对方不包住宿)”。得,问题应该是出在这里,选了这个选项后,果然顺利提交。

财务审核时,又把我退单了,让我修改两个地方,一是出发地点,二是附件名称。第一个问题,是自己选择的时候没复查,一个选了县城,一个选了市区,不一致,第二个少选了一个层级。第二个问题,消费小票图片保存时是随机字母作文件名,要修改为能说明内容的名称,如“住宿发票消费小票”,这是自己没考虑到的,这样财务审核时才能知道附件是什么内容。

你看,只是一个简单的出差报销,我都能折腾这么久,也难怪有位同事在处理一次培训会议的报销时,前面忙活了一个月了。我心悦诚服地表示:财务报销真是个技术活,不是谁都能胜任的。你们报销都是自己操作吗?还是会交给专门的同事来处理?


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1 条评论

  1. 感觉不够智能化,拍照后自动分类规整就好了。

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